Datenschutzinformationen der Synicial Berlin GmbH Veranstaltungen des Projektes BOB – Berufsorientierung und Bewerbung für Schüler*innen und Teilnehmende
Informationen zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Information zu Kenntnis.
1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
Synicial Berlin GmbH
Dönhoffstraße 2
10318 Berlin
Telefon: 030 / 96 066 522
E-Mail: office@synicial.de bob@synicial.de
URL: www.synicial.de www.bob-berufsorientierung.de
2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
Mar-Tec Computer Tragding & Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Allee der Kosmonauten 32B
12681 Berlin
Telefon: 030 / 97 10 50 91
E-Mail: dsb@mar-tec.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für Durchführung und Erfüllung sowie zur Durchführung vorbereitender Maßnahmen unserer Veranstaltungen erforderlich sind. Soweit zur Vorbereitung und Durchführung der Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke z. B. zur Weitergabe an Dritte wie in Ziffer 6 aufgeführt, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).
Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.
4. Kategorien Personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vorbereitung und Durchführung der Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. ggf. Ihres Erziehungsberechtigten sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Maßnahmen übermitteln.
Im Rahmen unserer Veranstaltungen erheben wir zusätzlich nachfolgende Kategorien von Daten:
- Schülerveranstaltungen Assessment-Center: Vorname, Nachname, Alter / Geburtsjahr, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Schule, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf
- Schülerveranstaltungen Studientag: Vorname, Nachname, Alter, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Schule, Klasse, Jahrgang, Tutor
- Schülerveranstaltungen Interessenstest: Vorname, Nachname, Alter, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Schule, Schultyp, Antworten auf Fragen im Interessenstest
- Schülerveranstaltungen Kompetenzworkshop: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
- Schülerveranstaltungen Vertiefungsmodule: Vorname, Nachname, Alter, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Schule, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf
Werden Maßnahmen ganz oder teilweise Online durchgeführt, werden zusätzlich IP-Adressen, Anmeldenamen und Passwörter verarbeitet. Im Falle von Online-Meetings ist es möglich, dass diese durch uns aufgezeichnet werden. In diesem Fall werden wir Sie vorher transparent darüber informieren und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Online–Meeting-Umgebung angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
In einigen Fällen führen wir Umfragen und Befragungen durch. Diese werden ausschließlich anonym durchgeführt.
5. Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Maßnahmen von Ihnen erhalten bzw. die uns zur Vorbereitung der Maßnahmen von Dritten wie zum Beispiel Ihrer Bildungseinrichtung zur Verfügung gestellt werden.
6. Empfänger der Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 3 dieses Datenschutzinformationsblatts dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt.
Um die Maßnahmen durchzuführen arbeiten wir mit nachfolgen Unternehmen zusammen:
- Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin: WEB-Hoster, E-Mail Hoster
Datenschutzinformationen: https://www.strato.de/datenschutz/ - Wegbo GmbH, Wandsbeker Zollstr. 95 22041 Hamburg: WEB Hoster, Datenspeicher
Datenschutzinformationen: https://www.webgo.de/datenschutz/ - Firma BilDuIn GmbH, Wilhelmstraße 92, 13593 Berlin: Bereitstellung der Plattform „EducateOnline“ für Online-Meetings
Datenschutzinformationen: https://www.ecosero.de/privacy - Hogrefe Verlag GmbH & Co KG, Herbert-Quandt-Str. 4, 37081 Göttingen: Tool zur Auswertung von Tests
Datenschutzinformationen: https://www.hogrefe.com/de/datenschutzerklaerung - Lamano GmbH & Co. KG, Prenzlauer Allee 36 G, 10405 Berlin: Bereitstellung des Umfragetools LamaPoll
Datenschutzinformationen: https://www.lamapoll.de/Support/Datenschutz - nbw – Nordberliner Werkgemeinschaft gGmbH, Triftstraße 36, 13127 Berlin: Vernichtung der Dokumente
Datenschutzinformationen: https://nbw.de/datenschutz/ - Per Czapla IT-Service & Beratung: Datenbank Betreuung
Datenschutzinformationen: https://per-czapla.de/privacy
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
- Externer Steuerberater
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
- Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. der Leistungsträger der Maßnahmen; die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie. Hier werden zum Zweck des Nachweises der Teilnehmerstatistik Teilnehmer-Listen mit Name, Vorname und Unterschrift (bei Präsenz-Veranstaltungen) übermittelt. Die Speicherung dieser Listen muss bis zu 6 Jahren nach Teilnahme gewährleistet sein.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist nicht beabsichtigt oder vorgesehen.
8. Dauer der Datenspeicherung
Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Veranstaltungen und deren Auswertung. Elektronisch gespeicherte Daten werden spätestens nach 12 Wochen nach Ende der letzten Veranstaltung gelöscht. Papierbezogene Dokumente werden spätestens nach 6 Monaten nach Ende der Veranstaltung durch ein zertifiziertes Aktenvernichtungsunternehmen vernichtet.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
In diesen Fällen bewahren wir nur die dafür erforderlichen Datenkategorien auf.
9. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).
Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Vorbereitung und Durchführung unserer Veranstaltungen erfolgt freiwillig. Wir werden in jedem Fall nur die Daten erfragen, erfassen und verarbeiten, die für die jeweilige Veranstaltung erforderlich sind.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Veranstaltungen sowie für vorbereitende Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Stand April 2021